Do Presencial ao Online: mudanças devido ao COVID-19
Nas datas de 07 e 08 de maio de 2020 ocorreu a 1º edição do ASHRAE South Brazil & IBPSA-Brazil Building Performance Simulation Conference com um público que superou 470 inscritos. Como organizador e presidente do Comitê de Transferências Tecnológicas do Capítulo Sul Brasileiro da ASHRAE, eu gostaria de dividir um pouco da experiência que tive ao planejar e transformar um evento presencial em online.
O ASHRAE South Brazil & IBPSA-Brazil Building Performance Simulation Conference é um evento para disseminar o conhecimento sobre simulação de performance energética de edificações. Essas simulações, normalmente, são aplicadas por engenheiros e arquitetos em etapas de projetos com o objetivo de reduzir os impactos ambientais e minimizar o consumo energético de edificações. Um tema extremamente atual e essencial, principalmente para grandes edificações comerciais. Por meio dessas simulações é possível estudar perdas energéticas devido aos materiais de construção empregados na edificação, otimizar sistemas de ar condicionado, realizar estudos para melhorar o aproveitamento de luz solar e água da chuva.
O ASHRAE South Brazil & IBPSA-Brazil Building Performance Simulation Conference contou com a presença de palestrantes internacionalmente reconhecidos como Roberto Lamberts, diretor do Laboratório de Eficiência Energética em Edificações da UFSC e vice presidente do IBPSA-Brazil; Drury Crawley, pesquisador na área de performance de edificações e diretor da Bentley Systems, Inc em Washington DC; Ross Montgomery, vice-presidente da ASHRAE e presidente da Quality Systems and Technology Inc na Flórida.
O que pouca gente sabe é que esse evento havia sido organizado para ser atendido de forma presencial na cidade de Florianópolis. Porém devido ao desenvolvimento da pandemia de COVID-19 no Brasil, o evento não poderia mais ser presencial, e rapidamente tive que reorganizar o evento e sua dinâmica.
Inicialmente, a conferência presencial teria as palestras distribuídas ao longo de um dia. A solução foi então realizar o evento em meio digital, desta forma o isolamento social continuaria sendo preservado e o público estaria atendido. Também adaptamos a estrutura do evento, em razão de que em eventos online as pessoas estão mais sujeitas a interferências externas quando muito longos, logo optamos por dividir o evento em 2 dias. Mudanças que parecem simples, mas que na realidade possuem uma série de implicações como:
· Testar diferentes ferramentas de comunicação online e definir qual se adaptaria melhor as necessidades do nosso evento;
· Renegociar a reserva do local e com empresas parceiras;
· Reorganizar o cronograma de palestras em duas datas;
· Comunicar os palestrantes (inclusive os 2 palestrantes internacionais) das mudanças;
· Treinar os palestrantes em como se utiliza a ferramenta escolhida para os webinars;
· Refazer o material publicitário e estratégia de divulgação.
Ou seja, muito trabalho extra foi necessário. E o resultado disso tudo?
O evento foi um sucesso!
As palestras online permitiram atingir um público muito maior e global. O evento que inicialmente estávamos planejando de forma presencial na cidade de Florianópolis seria limitado a 100 participantes. Já o evento online permitiu que atingíssemos um público que superou 470 inscritos, sendo 370 brasileiros e cerca de 100 espalhados pelo mundo. Um número quase 5 vezes maior do que havíamos inicialmente projetado!
Mesmo que você não seja infectado pela COVID-19 (e eu torço que ninguém mais seja), esse vírus está afetando tudo e todo mundo. Mudanças de planos e adaptações são necessárias para superar os desafios impostos pela pandemia, essa pode ser aquela oportunidade para transformar o limão em limonada!
Autor: Felipe Airoldi Accorsi
